Overeenkomst van ter beschikkingstelling infrastructuur vzw Parochiaal Centrum de Craeye ( bijlage aan de overeenkomst gesloten met gemeente Zonnebeke op 02.01.2014)

De verenigingen kunnen gratis gebruik maken van het Parochiaal Centrum de Craeye vanaf 1 juli 2014.

versie 18.10.2023

Artikel 1 :  TER BESCHIKKING STELLING

Het Parochiaal Centrum de Craeye beschikt over een aantal lokalen die kunnen ter beschikking gesteld worden van de gemeente Zonnebeke, verenigingen of particulieren.

De gebruikers van deze lokalen worden ingedeeld in volgende categorieën

• de gemeente Zonnebeke
• plaatselijke verenigingen uit Zonnebeke als dusdanig erkend door de gemeente of de vzw (zodra de activiteit een privaat karakter heeft, wordt dit beschouwd als een prive persoon, er wordt steeds een aankondiging of uitnodiging van de activiteit bijgevoegd)
• prive personen en verenigingen buiten Zonnebeke

Prive evenementen zoals bijvoorbeeld doopfeesten, communiefeesten, huwelijksfeesten, verjaardagsfeesten zijn toegelaten.

Fuiven zijn niet toegelaten (uitzondering ingevolge beslissing AV dd.19.10.2022 en beslissing gemeenteraad 19.12.2022 met betrekking tot Chiro en KLJ van Groot Zonnebeke)

Wij vragen de aandacht van de particuliere gebruikers op zondag en de organiserende verenigingen op zondag dat er mogelijks chiro-activiteiten kunnen doorgaan. Wil de buitenruimte zoveel als mogelijk respecteren en voorbehouden voor onze spelende kinderen. Maak eventueel een afspraak met de chiroleiding via email chirokiekeboe@hotmail.com teneinde tot een optimaal gebruik te komen van de buitenruimte zodat zowel chiro als particuliere gebruiker een aangename namiddag beleven. Dank voor het wederzijds respect!

Artikel 2 :  VEILIGHEID

In alle lokalen heerst een rookverbod.

Alle gebruikers houden zich aan de wettelijke bepalingen en voorschriften inzake brandveiligheid, elektrische aansluitingen, maximale capaciteit personen, geluidsnormen, …

Niet naleving is reden om geen toegang meer te krijgen tot het gebouw.

Er dient te allen tijde rekening te worden gehouden met het aantal deuren en vluchtmogelijkheden bij brand.

Alle nooduitgangen dienen open en bruikbaar te zijn tijdens activiteiten.

Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het afsluiten van de zaal na vertrek.

Artikel 3 :  RESERVATIE

Reserveren van de lokalen gebeurt momenteel uitsluitend door zich persoonlijk aan te bieden op volgend adres: Brouckhof Zuid 16 te 8980 Passendale, telefonisch op het nummer 051.778383 of op volgend emailadres bernard.seynhaeve1@telenet.be of via website www.decraeye.be

Een privé-boeking is slechts mogelijk 8 maanden voor de werkelijke datum en is dan definitief bij de betaling van 50% voorschot van de gebruiksvergoeding op de rekening van de vzw binnen de 14 dagen na ondertekening van het document van ter beschikkingstelling, ten laatste 1 week voor de ingebruikname dient de waarborg betaald te worden. De afrekening van gebruiksvergoeding en verbruikte dranken volgt na het evenement. De verenigingen kunnen ten allen tijde reserveren met een maximum van 2 jaar voor de activiteiten datum.

Iedere gebruiker is gehouden de vzw in te lichten indien bij zijn ingebruikname de netheid van de zaal te wensen overlaat.

Wanneer een lokaal niet meer ter beschikking is wordt dit zonder verwijl aan de aanvrager bekend gemaakt. Het gebruik van een lokaal wordt toegewezen in chronologische volgorde van de aanvragen

De VZW houdt zich het recht voor het gebruik van een lokaal te weigeren indien de aanvragende vereniging of particulier of gemeente zich in het verleden niet aan het reglement heeft gehouden of wanneer de geplande activiteit niet (meer) toelaatbaar wordt geacht. De VZW behoudt zich het recht voor om een lokaal of het geheel van lokalen te gebruiken voor eigen activiteiten tot vier maanden voor de datum van de activiteit zonder enige vorm van schadevergoeding of open te stellen voor verkiezingen of activiteiten van algemeen gemeentelijk belang. Indien een vereniging of particulier dit lokaal gereserveerd heeft wordt deze onverwijld verwittigd

Activiteiten op vaste dagen in de week of maand kunnen in één aanvraag doorgeven worden. Dergelijke reservatie vervalt integraal indien het lokaal 2 opeenvolgende malen niet gebruikt wordt zonder opgave van geldige redenen.

Bij annulatie minder dan 1 maand voor de activiteit blijft het voorschot op de gebruikersom behouden. Bij niet-annulatie en niet doorgaan van de activiteit wordt de waarborgsom ingehouden

Artikel 4 :  GEBRUIK LOKALEN

Het is verboden de zalen verder te verhuren aan derden.

Alle materiaal door de gebruiker aangebracht dient ten laatste de dag na de activiteit verwijderd te worden. Indien er de dag nadien een andere activiteit doorgaat dient het verwijderen onmiddellijk te gebeuren.

Het is verboden ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen en te beplakken, er hechtingsmateriaal op aan te brengen of te beschilderen. Affiches, aankondigingen, e.d. mogen slechts aangebracht worden op de daartoe bestemde en voorbehouden en voorziene plaatsen, na de activiteit dienen zij verwijderd te worden.

Controleer voor gebruik de zaal en meld onregelmatigheden aan het contactpunt vermeld in artikel 3

Zet het materiaal netjes terug op zijn plaats, breng de sleutel terug zoals afgesproken

Breekt u iets, geef dit aan. Wij rekenen u de kostprijs aan

Zet het poetsmateriaal op zijn plaats, deponeer afval in eigen reglementaire vuilniszakken en neem die mee

Voer het glas naar de glascontainer

De lege bakken worden gescheiden geplaatst van de nog te verbruiken dranken, bij een eerste niet ordening van de dranken wordt een waarschuwing gegeven, vanaf de tweede maal wordt beslist over teruggave van een gedeelte of totale borg.

Sluit deuren en vensters, controleer de zaal voor u weggaat en doof de lichten en schakel de stroom uit bij de schakelaars in de inkom

Zet de verwarming op 5 graden bij het verlaten van de zaal bij streng vorstweer, in alle andere gevallen uitschakelen bij de voorziene schakelaars

In de gebruikersvergoeding zijn niet inbegrepen:

• Vuilniszakken
• Schoonmaak en afval (zie intern reglement)
• Verbruik van dranken uit de zaal (zie prijslijst bij intern reglement)

Artikel 5 :  SABAM – BILLIJKE VERGOEDING

Sabam is de vergoeding voor de auteur van de muziek

De billijke vergoeding is de vergoeding die u als organisator moet betalen als er publiek muziek wordt gespeeld.

Het basistarief voor beide rechten is geregeld voor het PC met uitzondering van Sabam voor concerten, theater- en filmvoorstellingen welke afzonderlijk aan te vragen is. Deze basisregeling is enkel van toepassing voor de verenigingen zoals hoger omschreven in artikel 1. Bij particuliere initiatieven dient steeds het nodige gedaan te worden om zich desgevallend in regel te stellen met Sabam.

Aanvragen bij Sabam Aarlenstraat 75-77 te 1040 Brussel 

Aanvragen www.debillijkevergoeding.be

Artikel 6 :  VERZEKERING - TAKSEN

De VZW staat in voor de globale verzekering van haar gebouwen en inboedel.

Door de wet van 30.07.1979 moet het merendeel van het voor het publiek toegankelijke lokalen verplicht verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. De vzw beschikt over dergelijke verzekering objectieve aansprakelijkheid.

Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid als inrichter is ten zeerste aan te raden, gezien de BA privé leven een aantal dingen niet dekt die u in het verenigingsleven doet. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon verhaald worden.

Elke gebruiker verbindt er zich toe zich in orde te stellen inzake eventuele andere verschuldigde belastingen of taksen en rechten.

De VZW is niet verantwoordelijk bij diefstal van de goederen van de residerende gebruiker

Artikel 7 :  SCHADE

De VWZ kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade of diefstal van voorwerpen die eigendom zijn van of in bewaring werden gegeven aan de gebruiker

Als er schade aan de infrastructuur is zal de gebruiker vermoed worden aansprakelijk te zijn voor deze schade, tenzij het tegendeel bewezen wordt of het gaat om een geval van overmacht

Diefstal/schade/breuk aan glazen en/of servies en/of materiaal zullen bij de eindfactuur worden aangerekend.

Schade aan de omgeving, planten en tuin, gebouwen en materiaal, beheerd door VZW PC de Craeye, zullen de gebruiker  ten laste worden gelegd.

De gebruiker zal geen verhaal kunnen uitoefenen op de vzw.

Bij verlies van de sleutel van het gebouw zal een kost van € 100 aangerekend worden.

Artikel 8 :  WAARBORG

Bij ieder gebruik van een lokaal moet vooraf een waarborgsom betaald worden van € 200 ten laatste 8 dagen voor de datum van de activiteit en na goed gebruik wordt deze terugbetaald. Gemeente Zonnebeke en verenigingen kunnen deze waarborg van € 200 voor onbepaalde tijd deponeren bij de vzw. Bij privaat gebruik dient het voorschot op de gebruiksvergoeding en de waarborg vooraf gestort te worden op rekening van de vzw Parochiaal Centrum de Craeye BE68 7383 1003 2634.

Deze waarborgregeling geldt voor ieder gebruik. Momenteel beslissen Bart Claeys, Patrick Denorme en Germain Leenknegt bij gewone meerderheid over de teruggave van de waarborgsom, geheel of gedeeltelijk. Bij een permanente waarborg brengen zij de betrokkenen op de hoogte van de inhouding van de waarborg, geheel of gedeeltelijk. Bij een nieuw gebruik van de lokalen dient dan eerst een nieuwe waarborg geplaatst te worden of terug volstort te worden. Deze waarborg kan ook geheel of gedeeltelijk aangewend worden bij flagrante overtreding van het van kracht zijnde reglement bv rookverbod, aanplakking.

Artikel 9 :  GEBRUIKERSPRIJZEN

Alle vergoedingen zijn inclusief BTW en geldig vanaf 01.11.2023 voor nieuwe reservaties.

Alle locaties

• Prive en verenigingen buiten de gemeente Zonnebeke: € 300
• Gemeente en plaatselijke verenigingen: gratis vanaf 1 juli 2014

Club 7 + keuken + bar

• Prive en verenigingen buiten de gemeente Zonnebeke: € 220
•  Gemeente en plaatselijke verenigingen: gratis vanaf 1 juli 2014

Keuken en/of bar alleen

• Prive en verenigingen buiten de gemeente Zonnebeke: € 120
• Gemeente en plaatselijke verenigingen: gratis vanaf 1 juli 2014

Artikel 10 :  UITLENING MATERIAAL

Volgend materiaal is ter beschikking van de gebruiker :

Artikel 11 :  KUISEN

Kuisen van de lokalen: iedere gebruiker staat in voor het kuisen van de gebruikte lokalen. Bij niet proper opkuisen wordt de waarborg geheel of gedeeltelijk ingehouden en dient bijgestort te worden vooraleer de zaal opnieuw te gebruiken. Een navordering kan gestuurd worden indien deze som ontoereikend is.

Alle vuilnis (vuilniszakken, lege flessen, kartons, …) dienen te allen tijde door de gebruiker te worden meegenomen. Indien vuilnis nablijft wordt € 20 per zak huisvuil verwerkingskosten aangerekend bij de eindafrekening.

Alle glazen en/of servies dienen na gebruik afgewassen te worden en ordentelijk teruggeplaatst.

Tafels dienen schoon gemaakt te zijn en terug geplaatst te worden zoals in oorspronkelijke staat en worden niet op elkaar gestapeld.

De gebruiker zorgt zelf voor handdoeken en schotelvodden,  deze zijn niet beschikbaar in het Parochiaal Centrum.

 

Tafels en stoelen dienen op de voorziene karren teruggeplaatst te worden. De losse bruine tafels worden niet op elkaar geplaatst.

Maximaal aantal stoelen per kar: 25

Maximaal aantal tafels per kar: 15

 

WERKWIJZE: voor het stapelen van de tafels wordt met 2 personen de tafel onderste boven op de kar gelegd en pas dan worden de poten dichtgeklapt. Bij het afnemen eerst de poten uitklappen en pas dan met 2 personen de tafel van de kar nemen.

 

De vzw biedt de mogelijkheid na een activiteit of festiviteit de vloer van de zaal  te laten kuisen door de externe firma  bv. A&S cleaning, Normandiëstraat 143 te 8560 Wevelgem, telefoon 056.315139 – 0495.710152, info@aenscleaning.be. Het kuisen omvat enkel het kuisen van de vloer. Alle meubilair dient door de gebruiker netjes achtergelaten te worden zoals beschreven in het reglement. Ook alle afwas dient gedaan te zijn en vuilnis meegenomen. De aanvraag tot kuisen dient aangevraagd te worden bij het reserveren van de zaal. De richttarieven zijn als volgt maar niet bindend:

• Kleine zaal, inclusief inkom, bar en keuken : € 70 tijdens de week en € 91 tijdens het weekend
• Grote zaal, inclusief kleine zaal, inkom, bar en keuken : € 104 tijdens de week en € 140 in het weekend

Weekend = gebruik van de zaal op vrijdag, zaterdag , zondag en op feestdagen of de dag voorafgaand aan de feestdag.

Tarieven zijn te verhogen met 21% BTW en zijn te betalen op rekening van de kuisfirma.

Indien de gebruiker de zaal zelf kuist, doch de vzw stelt vast dat dit onvoldoende proper is, kan de vzw beslissen na overleg met de gebruiker om op kosten van de gebruiker een externe firma in te schakelen. De vzw oordeelt autonoom als dergelijke kuisbeurt door externe firma mogelijk is in functie van de eerst daaropvolgende activiteit.

Artikel 12 : BETWISTINGEN

Alle betwistingen omtrent dit reglement worden beslist door de raad van bestuur van de vzw.

Artikel 13: OVEREENKOMST

Tussen ondergetekenden:

1. VZW Parochiaal Centrum de Craeye met zetel, Rozestraat 25, 8980 Passendale en ondernemingsnummer - BTW BE0410479452Hierna genoemd de ‘vzw’ en 2.  .............................................................................................................. Hierna genoemd de ‘gebruiker’

Is overeengekomen als volgt:

 

 

1.  Beheer

De gebruiker heeft het Parochiaal Centrum gelegen Kraaiveldstraat 7 te Passendale van de vzw aanvaard. Alle aanvragen en wijzigingen inzake gebruik worden gericht aan de VZW Parochiaal Centrum.

2.  Datum en dagdelen

De gebruiksovereenkomst zal een aanvang nemen op (datum): ……………………………………………….. en zal een einde nemen op (datum): …………………………………………..

Dagdelen : van  ……………………………………………. uur tot  …………………………..………………………uur

De sleutel dient te worden afgehaald bij  Bernard Seynhaeve  Brouckhof zuid 16 te 8980 Passendale, mits voorlegging van deze gebruikersovereenkomst en volgens afspraak  na het verstrijken van de gebruiksperiode gedeponeerd te worden in de daartoe voorziene brievenbus.

3.  Betaling

Saldo gebruikersvergoeding en eindafrekening (verbruikte dranken, vuilniszakken, schoonmaak en eventuele schade) dient ten laatste te worden betaald één maand na verstrijken van het gebruik, ook enkel en alleen per overschrijving op rekeningnummer  BE68 7383 1003 2634.

4.  Aanvaarding intern reglement.

De gebruiker verbindt zich er ook toe om de richtlijnen van het intern reglement inzake het gebruik van het gebouw, de uitrusting en het materiaal, hetwelk deel uitmaakt van de gebruiksovereenkomst  na te leven.

Indien de gebruiker de bepalingen van het intern reglement inzake de afname van dranken niet respecteert, is hij na vaststelling van een inbreuk een schadevergoeding van € 100 verschuldigd, te verrekenen bij de eindafrekening.

Tijdens het gebruik van de lokalen is de vzw gerechtigd om zich toegang te verschaffen tot de lokalen en controle uit te oefenen.

5.  Alle bieren, waters en frisdranken welke aanwezig zijn dienen verplicht afgenomen te worden aan de VZW

Opgemaakt te Passendale, op  ………………………………………..

In 2 exemplaren waarvan elke partij verklaart één exemplaar ontvangen te hebben en akkoord te gaan met het intern reglement